Voor een factuur van €2.500 kies je als zzp'er in de meeste gevallen voor een betalingstermijn van 14 dagen bij particuliere en kleine zakelijke klanten, en accepteer je 30 dagen bij grotere bedrijven die dat standaard eisen. Wettelijk geldt tussen bedrijven een termijn van 30 dagen, tenzij je schriftelijk iets anders afspreekt. Langer dan 60 dagen is alleen toegestaan als dat uitdrukkelijk is overeengekomen en niet onredelijk nadelig voor jou is. Op de vraag welke termijn jij moet kiezen, geven de cijfers hieronder een duidelijker antwoord dan een vuistregel.
Wat zegt de wet over de betalingstermijn
Staat er op je factuur geen termijn, dan moet de klant binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur betalen. Pas daarna is hij of zij in verzuim en kun je wettelijke rente berekenen. Tussen bedrijven mag je een andere termijn afspreken, en dat doe je het beste vooraf in je offerte of overeenkomst. Zet je er niets over op papier, dan geldt automatisch de wettelijke termijn.
Voor zakelijke klanten geldt een maximum. Een termijn langer dan 60 dagen is alleen geldig als je die uitdrukkelijk hebt afgesproken en als die niet grof nadelig is voor de schuldeiser. Bij overheden is de termijn bovendien in principe 30 dagen. Een klant die je een termijn van 90 dagen voorlegt, kun je dus op die grond weigeren of tegenspreken.
Het effect op je werkkapitaal: een rekenvoorbeeld
Stel dat je per jaar twintig facturen van €2.500 verstuurt, samen dus €50.000 exclusief btw. Het bedrag dat gemiddeld ergens in je debiteuren blijft hangen, hangt direct af van de termijn:
- bij 14 dagen staat er gemiddeld ongeveer €1.918 open;
- bij 30 dagen staat er gemiddeld ongeveer €4.110 open;
- bij 60 dagen staat er gemiddeld ongeveer €8.219 open.
Het verschil tussen 14 en 30 dagen is dus ruim €2.190 aan geld dat je voor moet financieren. Dat klinkt als weinig, maar voor een zzp'er met een rekening van €2.000 aan vaste lasten per maand is dat een hele maand liquiditeit. Betaalt je klant bovendien nog eens twee weken te laat, dan loopt dat bedrag verder op.
Die berekening gaat uit van een gelijkmatige verdeling van je facturen over het jaar. In de praktijk factureer je vaak in golven, bijvoorbeeld aan het einde van een project of op de laatste dag van de maand. Op zo'n moment staan er in één keer meerdere facturen open, en voel je het gat in je kas veel sterker dan het gemiddelde doet vermoeden.
Wanneer 14 dagen realistisch is
Een termijn van 14 dagen werkt het best bij klanten die je kent, bij kleinere bedrijven en bij particulieren. Ze hebben meestal geen goedkeuringsstroom van drie afdelingen. Je kunt ook een kortingsregeling aanbieden, bijvoorbeeld 2 procent korting bij betaling binnen 7 dagen. Reken even na wat dat kost: op €2.500 is 2 procent €50. Dat is geen kleine post, dus doe dit alleen bij klanten die anders structureel laat betalen.
Mogelijke argumenten om 14 dagen te vragen:
- je werkt alleen en hebt geen buffer voor langere termijnen;
- je factuur is hoog ten opzichte van je maandomzet;
- je hebt eigen verplichtingen, zoals een huur of een leaseauto, die ook binnen 30 dagen betaald moeten worden;
- de klant is nieuw en je kent zijn betaalgedrag nog niet.
Wanneer je beter 30 dagen accepteert
Grote bedrijven werken meestal met een vaste betaalcyclus. Facturen worden eens per week of per twee weken verwerkt, en een termijn van 14 dagen past daar vaak niet in. Dring je toch aan, dan loop je het risico dat je factuur in een lange wachtrij belandt. Soms is 30 dagen dan de slimste keuze, omdat het aansluit op hun proces en de kans op betaling op tijd groter is.
Een tussenvorm is 21 dagen. Dat is korter dan het gebruikelijke maximum, maar lang genoeg om een administratieve rondgang te doorstaan. Zet het in je offerte neer en leg uit dat je dit hanteert vanwege je eigen kosten. De meeste klanten accepteren dat zonder discussie.
Wat doe je bij te late betaling
Is de termijn verstreken, stuur dan eerst een vriendelijke herinnering. Dat kost niets en lost meer dan de helft van de gevallen op. Blijft betaling uit, dan volgt een aanmaning met een duidelijke nieuwe termijn. Bij consumenten ben je verplicht eerst een zogeheten veertiendagenbrief te sturen voordat je incassokosten mag rekenen. Bij zakelijke klanten geldt die verplichting niet.
De buitengerechtelijke incassokosten zijn wettelijk begrensd. Het tarief is gebaseerd op een staffel: 15 procent over de eerste €2.500, 10 procent over de volgende €2.500, 5 procent over de volgende €5.000 en 1 procent over de volgende €190.000, met een minimum van €40. Voor een factuur van €2.500 is dat dus maximaal €375 aan incassokosten. Bij een factuur van €5.000 is dat €375 plus €250, samen €625.
Daarbij komt de wettelijke handelsrente. Dat is de rente van de Europese Centrale Bank plus 8 procentpunten. Het percentage wisselt per halfjaar, dus kijk altijd de actuele stand na. Stel dat het 10 procent is, dan kost een maand te late betaling van €2.500 ongeveer €20,55 aan rente. Het bedrag is bescheiden, maar het geeft de klant wel een prikkel om op tijd te betalen, zeker als je het vooraf in je algemene voorwaarden hebt opgenomen.
Zo zet je het in je voorwaarden
Leg de termijn vast op drie plekken: in je offerte, in je algemene voorwaarden en op de factuur zelf. Gebruik een vaste vervaldatum in plaats van "binnen 14 dagen", zodat er geen discussie kan ontstaan over de begindatum. Noem ook het rekeningnummer, het factuurnummer en je KvK-nummer. Voeg een zin toe over de gevolgen van te late betaling, inclusief de incassokosten en de rente.
Een tip voor nieuwe klanten: vraag bij een project van meer dan €2.500 om een aanbetaling van bijvoorbeeld 30 procent. Zo is je risico meteen beperkt, en weet je al vroeg of de klant serieus is. Wie dit eenmaal als gewoonte heeft ingevoerd, merkt dat het nauwelijks weerstand oproept.
Zo pak je het aan
Begin met je eigen cijfers. Kijk hoeveel je gemiddeld per maand factureert en hoeveel buffer je hebt. Past een termijn van 30 dagen daarbinnen, dan kun je ruimhartig zijn naar grote klanten. Is je buffer kleiner dan één maand aan vaste lasten, kies dan standaard voor 14 dagen en maak alleen uitzonderingen voor klanten die dat echt vereisen. Zet het vervolgens in je standaardoffertes, en pas het aan zodra een klant structureel te laat betaalt.
