Reist een werknemer met de eigen auto, fiets of het openbaar vervoer naar het werk, dan mag je daar als werkgever een vergoeding voor geven. Tot een bepaald bedrag is die vergoeding belastingvrij: je hoeft er geen loonheffing over af te dragen. Maar hoeveel is dat precies in 2026, en waar moet je op letten? Hieronder de heldere rekenregels.
Het vaste bedrag: 0,23 euro per kilometer
De maximale onbelaste reiskostenvergoeding bedraagt in 2026 0,23 euro per zakelijke kilometer. Dit geldt voor woon-werkverkeer én voor andere zakelijke ritten, ongeacht het vervoermiddel. Of je werknemer nu met de eigen auto, de motor, de fiets of lopend komt: je mag tot 0,23 euro per kilometer belastingvrij vergoeden. Betaal je meer, dan is het bedrag boven de 0,23 euro belast loon.
Een rekenvoorbeeld
Stel, een medewerker woont 20 kilometer van kantoor en werkt vier dagen per week. Dat is 40 kilometer per dag, keer vier dagen, keer 0,23 euro. Dat komt neer op 36,80 euro per week die je belastingvrij kunt uitkeren. Op jaarbasis, bij ongeveer 46 gewerkte weken, is dat ruim 1.690 euro netto in de portemonnee van je werknemer, zonder dat daar loonheffing op drukt.
De vaste reiskostenvergoeding
In plaats van elke rit los te tellen, mag je ook een vast maandbedrag afspreken. De Belastingdienst staat een praktische regeling toe waarbij je uitgaat van een vast aantal reisdagen. Werkt iemand doorgaans op vaste dagen op kantoor, dan reken je het aantal kilometers per dag maal het afgesproken aantal dagen maal 0,23 euro, verdeeld over het jaar. Handig, omdat je dan niet elke declaratie apart hoeft te controleren.
Thuiswerken en de vaste vergoeding
Werkt iemand deels thuis, houd daar dan rekening mee. De vaste reiskostenvergoeding is bedoeld voor de dagen dat iemand daadwerkelijk naar kantoor reist. Voor thuiswerkdagen bestaat een aparte onbelaste thuiswerkvergoeding. Combineer je beide, dan mag je voor eenzelfde dag niet tegelijk de reiskosten- én de thuiswerkvergoeding onbelast geven.
Waar moet je verder op letten?
Vergoed je de werkelijke kosten van openbaar vervoer volledig, dan mag dat ook belastingvrij, ook als dat hoger uitkomt dan 0,23 euro per kilometer; bewaar dan wel de vervoersbewijzen. Geef je een auto van de zaak, dan geldt de kilometervergoeding niet, want de reiskosten zitten dan al in de bijtellingsregeling.
Kort samengevat: 0,23 euro per kilometer is in 2026 het maximum dat je belastingvrij aan reiskosten mag vergoeden. Alles daarboven telt als loon. Leg de afspraken schriftelijk vast en houd thuiswerkdagen apart bij, dan zit je administratief goed.
