Wie personeel laat reizen voor het werk, of het nu om woon-werkverkeer gaat of om een klantbezoek, mag daarvoor een onbelaste kilometervergoeding geven. De vraag die elke werkgever en zzp'er met personeel zich stelt: hoeveel mag dat in 2026 precies zijn zonder dat de Belastingdienst meekijkt? In dit artikel zetten we de regels en bedragen op een rij.
Het maximum: 23 cent per kilometer
De onbelaste kilometervergoeding bedraagt in 2026 maximaal 0,23 euro per zakelijke kilometer. Dit bedrag werd per 1 januari 2024 verhoogd van 21 naar 23 cent en is sindsdien niet verder gestegen. Alles wat je boven die 23 cent vergoedt, telt als loon: daarover moet je loonheffing inhouden, tenzij je het onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Voor welke ritten geldt het?
De vergoeding geldt voor alle zakelijke kilometers, en woon-werkverkeer telt daar fiscaal gewoon bij. Ook het vervoermiddel maakt niet uit: auto, motor, scooter, fiets of zelfs te voet, het tarief blijft 23 cent per kilometer. Een medewerker die dagelijks 30 kilometer heen en 30 kilometer terug fietst, kan dus dezelfde vergoeding krijgen als een collega die dat stuk rijdt.
Een rekenvoorbeeld
Stel: een medewerker woont 25 kilometer van de zaak en werkt 3 dagen per week op locatie. Dat is 150 kilometer per week, ofwel zo'n 6.900 kilometer per jaar bij 46 werkweken. Tegen 23 cent betaal je dan 1.587 euro per jaar volledig onbelast. Voor de medewerker is dat netto, voor jou als werkgever aftrekbaar als bedrijfskosten.
Vaste vergoeding of declaratie?
Je kunt per gereden kilometer laten declareren, maar voor woon-werkverkeer mag ook een vaste maandelijkse vergoeding. De Belastingdienst hanteert daarvoor een praktische methode: reist een medewerker op minstens 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek, dan mag je rekenen alsof hij 214 dagen reist. Die marge is er om vakantie, ziekte en incidenteel thuiswerken op te vangen. Werkt iemand structureel deels thuis, dan moet je de berekening naar rato aanpassen. Combineren met de onbelaste thuiswerkvergoeding mag, maar niet op dezelfde dag: het is per dag óf reiskosten, óf thuiswerkvergoeding.
Let op bij ov en auto van de zaak
Reist een medewerker met het openbaar vervoer, dan mag je in plaats van 23 cent per kilometer ook de werkelijke ov-kosten volledig onbelast vergoeden; dat is vaak gunstiger. Voor wie een auto van de zaak rijdt, geldt de kilometervergoeding niet: de kosten zijn dan al voor de werkgever en de medewerker betaalt bijtelling.
En als zzp'er zonder personeel?
Zelfstandigen zonder personeel kennen geen vergoeding aan zichzelf, maar mogen zakelijke kilometers met de privéauto tegen hetzelfde tarief van 0,23 euro aftrekken van de winst. Een goede kilometerregistratie met datum, ritdoel en aantal kilometers is daarbij het bewijs richting de Belastingdienst.
Kortom: houd in 2026 de grens van 23 cent per kilometer aan, leg ritten of het vaste reispatroon goed vast en bekijk bij ov-reizigers of het vergoeden van de werkelijke kosten voordeliger uitpakt. Zo blijft de vergoeding voor beide kanten netto én netjes binnen de regels.
