Wil je als zzp'er elke maand €2.800 netto privé kunnen opnemen, naast €300 per maand voor je pensioen, en zijn je zakelijke kosten €930 per maand? Dan heb je bij een reservering van 30 procent voor belasting en Zvw een omzet nodig van ongeveer €5.360 per maand exclusief btw, dus zo'n €64.300 per jaar. Bij 1.200 declarabele uren komt dat neer op een uurtarief van circa €53,60. Hieronder zie je hoe die som is opgebouwd, zodat je hem met je eigen cijfers kunt overdoen.
De uitgangspunten van dit rekenvoorbeeld
Een rekenvoorbeeld is alleen bruikbaar als duidelijk is wat erin zit. We gaan uit van een zzp'er zonder personeel die vanuit een flexplek of gedeeld kantoor werkt. De zakelijke kosten per maand zijn:
- werkplek of kantoorhuur: €250
- aansprakelijkheids- en arbeidsongeschiktheidsverzekering: €180
- software en abonnementen: €90
- telefoon en internet: €70
- boekhouder of boekhoudpakket: €120
- reiskosten, auto of ov: €220
Samen is dat €930 per maand, ofwel €11.160 per jaar. Daarnaast wil je privé €2.800 netto kunnen uitgeven en leg je €300 per maand opzij voor je oudedagsvoorziening. Dat pensioenbedrag komt uit je eigen zak en staat dus niet bij de zakelijke kosten. Het is een voorbeeld, jouw getallen zullen anders zijn.
Stap 1: van netto naar winst
Je nettobedrag van €2.800 plus €300 pensioen is €3.100 dat je na belasting wilt overhouden. Een deel van je winst gaat echter naar de Belastingdienst, in de vorm van inkomstenbelasting en de bijdrage Zorgverzekeringswet. Hoeveel dat is, hangt af van je winst en van aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek en de mkb-winstvrijstelling. Voor het rekenvoorbeeld gebruiken we een aanname van 30 procent over de winst. Dat is een ruwe, voorzichtige schatting. Laat je werkelijke percentage bepalen door je boekhouder of met de proefberekening van de Belastingdienst.
Als 70 procent van je winst overblijft, en dat moet €3.100 zijn, dan is je winst per maand €3.100 gedeeld door 0,70. Dat is €4.428,57. Over een jaar is dat circa €53.143 winst.
Stap 2: van winst naar omzet
Winst is omzet min kosten. Je omzet moet dus gelijk zijn aan je winst plus je zakelijke kosten: €4.428,57 plus €930 is €5.358,57 per maand. Per jaar is dat €64.303 exclusief btw. Btw telt niet mee, want die ontvang je alleen voor de Belastingdienst en draag je af.
Stap 3: van omzet naar uurtarief
Nu komt de grootste valkuil. Je factureert niet 40 uur per week, 52 weken per jaar. Een realistisch aantal declarabele uren ligt voor veel zzp'ers rond de 1.200 per jaar, omdat vakantie, feestdagen, ziekte, acquisitie en administratie tijd kosten. Het jaarbedrag van €64.303 gedeeld door 1.200 uur is een uurtarief van €53,59.
Bij 1.000 declarabele uren, een gangbaar aantal in de beginjaren, stijgt het tarief naar €64,30. Bij 1.400 uur kan het zakken tot €45,93. Die ene aanname bepaalt dus meer dan welke andere kostenpost ook.
Wat gebeurt er als je aannames veranderen?
Het mooie van zo'n som is dat je kunt zien hoe gevoelig hij is. De tabel hieronder toont de benodigde omzet en het uurtarief bij drie percentages voor belasting en Zvw, steeds bij 1.200 declarabele uren.
| Reservering | Winst per maand | Omzet per maand | Omzet per jaar | Uurtarief |
|---|---|---|---|---|
| 25 procent | €4.133 | €5.063 | €60.760 | €50,63 |
| 30 procent | €4.429 | €5.359 | €64.303 | €53,59 |
| 35 procent | €4.769 | €5.699 | €68.391 | €56,99 |
Het verschil tussen de laagste en de hoogste regel is ruim €6 per uur. Dat lijkt klein, maar over 1.200 uur is het €7.600 aan omzet per jaar. Een percentage dat te laag blijkt, merk je pas als de aanslag komt.
Ook je kosten wegen mee. Stijgen je maandelijkse kosten met €100, bijvoorbeeld door een duurdere werkplek, dan heb je bij 30 procent reservering €5.458,57 omzet per maand nodig en stijgt je uurtarief naar €54,59. Dat is precies €1 per uur extra, omdat €1.200 aan jaarlijkse kosten gedeeld wordt door 1.200 uur.
Wat als je maar €4.500 per maand omzet draait?
Stel dat je met je huidige klanten maandelijks €4.500 factureert. Na €930 aan kosten blijft €3.570 winst over. Met 30 procent reservering houd je €2.499 over, en na het pensioenbedrag van €300 blijft er €2.199 voor privé. Dat is ruim €600 onder je doel van €2.800. Je hebt dan drie keuzes: je tarief verhogen, meer uren declarabel maken of je kosten verlagen.
Tarief verhogen
Dit is meestal het meest effectief. Werk je 1.200 uur voor €4.500 per maand, dan factureer je €54.000 per jaar, wat neerkomt op €45 per uur. Een verhoging naar €54 per uur levert bij hetzelfde aantal uren €64.800 op en daarmee je doel. Dat is een stijging van 20 procent, wat voor bestaande klanten veel is. Splits het daarom op: nieuwe opdrachten meteen tegen het hogere tarief, bestaande klanten per half jaar een kleine stap.
Meer uren declarabel maken
Van 1.200 naar 1.440 uur is een stijging van 20 procent, en dan haal je bij €45 per uur ook €64.800. Dat betekent dat je per week ruim vier uur extra aan betaald werk moet vinden. Dat lukt alleen als je acquisitie en administratie slimmer inricht, bijvoorbeeld door vaste klanten op retainer te zetten of je facturatie te automatiseren. Pas op voor overbelasting: wie structureel boven de 1.500 uur uitkomt, loopt een risico op uitval, en dan staat je omzet helemaal stil.
Kosten verlagen
Je zakelijke kosten van €930 per maand zijn een deel van de oplossing, maar nooit de hele. Zelfs als je €200 per maand bespaart, verbetert je positie slechts met €2.400 per jaar. Wie zijn tarief of zijn uren aanpakt, haalt in één keer meer terug. Bezuinigen op verzekeringen is bovendien gevaarlijk: een arbeidsongeschiktheidsverzekering is geen luxe wanneer je inkomen volledig van jezelf afhangt.
Zo gebruik je dit voor je eigen cijfers
Neem je eigen uitgaven als basis en werk in vijf stappen. Tel eerst je zakelijke kosten per maand op en reken ze naar een jaarbedrag. Bepaal daarna het bedrag dat je netto privé nodig hebt, inclusief je pensioenstorting. Deel dat door één min je reserveringspercentage voor belasting en Zvw om je benodigde winst te vinden. Tel er je zakelijke kosten bij op voor je omzet. Deel tot slot door je realistische aantal declarabele uren.
Controleer elk jaar of je aannames nog kloppen. Je belastingpercentage verandert als je winst stijgt, je kosten lopen op en je uren bewegen mee met de markt. Een rekenmodel van één blad in een spreadsheet is genoeg, zolang je het jaarlijks bijwerkt. Zet het bedrag voor belasting direct bij elke betaalde factuur op een aparte spaarrekening, dan komt de aanslag nooit als een verrassing.
