Wat is de werkkostenregeling
De werkkostenregeling, vaak afgekort als wkr, is een fiscale regeling waarmee je als werkgever onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je medewerkers kunt geven. Denk aan zaken als een kerstpakket, een vergoeding voor thuiswerken of een bedrijfsuitje. Een deel daarvan mag je onderbrengen in de vrije ruimte. Over wat in de vrije ruimte past, betaal je geen loonheffingen.
Hoe werkt de vrije ruimte
De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van al je medewerkers samen. Binnen die ruimte kun je vergoedingen en verstrekkingen onbelast doen. Kom je boven de vrije ruimte uit, dan betaal je als werkgever een eindheffing over het meerdere. Het is daarom belangrijk om gedurende het jaar bij te houden hoeveel van de vrije ruimte je al hebt benut en waarvoor.
Welke vergoedingen vallen onder de werkkostenregeling
Niet alle vergoedingen gaan ten koste van de vrije ruimte. Sommige kosten zijn gericht vrijgesteld, zoals bijvoorbeeld reiskosten tot een bepaald maximum per kilometer en bepaalde opleidingskosten. Ook zijn er nihilwaarderingen, zoals koffie op de werkplek of een standaard inrichting van de werkplek. Deze drukken niet of beperkt op de vrije ruimte, waardoor je meer ruimte overhoudt voor andere extra’s.
Belang van een goede administratie
Om optimaal gebruik te maken van de werkkostenregeling is een juiste en duidelijke administratie onmisbaar. Je moet per vergoeding vastleggen of deze loon is, een gerichte vrijstelling, een nihilwaardering of ten laste komt van de vrije ruimte. Door dat consequent te doen, voorkom je verrassingen achteraf bij de loonheffingen en kun je gericht sturen op het benutten van je vrije ruimte.
Hoe profiteer je als werkgever van de werkkostenregeling
Als je de werkkostenregeling slim inzet, kun je medewerkers aantrekkelijk belonen zonder dat daar direct extra loonheffingen tegenover staan. Zo vergroot je je aantrekkelijkheid als werkgever en kun je het verschil maken op de arbeidsmarkt. Denk bijvoorbeeld aan een thuiswerkvergoeding, een sportabonnement of een extra attentie bij een jubileum, mits dit fiscaal goed is ingeregeld.
Strategisch plannen en evalueren
Het is verstandig om aan het begin van het jaar een inschatting te maken van je vrije ruimte en alle geplande vergoedingen. Zo kun je bewuste keuzes maken: wat doe je onder de vrije ruimte, wat valt onder gerichte vrijstellingen en waar moet je misschien mee wachten. Evalueer gedurende het jaar regelmatig of je nog op koers ligt. Dit voorkomt dat je aan het einde van het jaar onverwacht boven de vrije ruimte uitkomt en eindheffing moet betalen.
Praktische tips om de werkkostenregeling beter te benutten
Bekijk welke bestaande vergoedingen je al verstrekt en of deze op de juiste manier zijn ingedeeld binnen de werkkostenregeling. Soms blijkt dat vergoedingen ten onrechte in de vrije ruimte zijn geboekt terwijl ze als gerichte vrijstelling kunnen worden aangemerkt. Door dit te corrigeren, ontstaat er extra vrije ruimte voor andere secundaire arbeidsvoorwaarden die medewerkers waarderen.
Ondersteuning door Rob rfv
De regels rondom de werkkostenregeling zijn gedetailleerd en veranderen geregeld in de praktijk. Rob rfv kan je helpen met het in kaart brengen van je vergoedingen, het optimaliseren van de indeling binnen de werkkostenregeling en het opzetten van een heldere interne werkwijze. Zo zorg je ervoor dat je geen voordelen laat liggen, risico’s beperkt en de regeling inzet als onderdeel van een aantrekkelijk en fiscaal efficiënt arbeidsvoorwaardenpakket.
