Bij een fiscale loonsom van precies €400.000 heb je in 2026 een vrije ruimte van €8.000 in de werkkostenregeling. Dat is 2% over de eerste €400.000 van de loonsom. Alles wat je daarboven aan loon uitbetaalt, telt mee voor 1,18%. Met die €8.000 kun je kerstpakketten, een personeelsfeest, een bonus in natura of een fiets belastingvrij aan je personeel geven. Ga je eroverheen, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere. Hieronder rekenen we het uit voor een paar realistische situaties, zodat je in het najaar niet voor verrassingen komt te staan.
Hoe de vrije ruimte in 2026 wordt berekend
De werkkostenregeling (WKR) kent twee schijven. Over de eerste €400.000 van de totale fiscale loonsom geldt in 2026 een percentage van 2%. Over het deel daarboven geldt 1,18%. De fiscale loonsom is het totaal van alle lonen waarover je loonheffing inhoudt, dus inclusief vakantiegeld, dertiende maand en bonussen, maar exclusief eindheffingsloon en de vergoedingen die je zelf in de vrije ruimte stopt.
Voor een bedrijf met een loonsom van €400.000 is de som dus eenvoudig: 2% van €400.000 is €8.000. Zit je op €600.000, dan komt daar 1,18% van €200.000 bij, ofwel €2.360, en heb je in totaal €10.360 aan vrije ruimte. Bij €1.000.000 loonsom is dat €8.000 plus €7.080, dus €15.080.
Wat er wel en niet uit de vrije ruimte betaald hoeft te worden
Niet alles wat je aan personeel geeft, snoept van die €8.000. Er zijn gerichte vrijstellingen die er helemaal buiten vallen: de reiskostenvergoeding tot €0,23 per kilometer, de thuiswerkvergoeding van €2,40 per dag, een telefoon of laptop die noodzakelijk is voor het werk, opleidingskosten en verhuiskosten bij een zakelijke verhuizing. Ook zaken die op de werkplek zelf blijven, zoals koffie, fruit en de inrichting van het kantoor, hebben een nihilwaardering en kosten geen vrije ruimte.
Wat er wél in valt: kerstpakketten, een personeelsfeest buiten de deur, cadeaubonnen, een fiets die je zonder cafetariaregeling schenkt, een bedrijfsfitnessabonnement buiten de werkplek, en vergoedingen die je niet onder een gerichte vrijstelling kunt scharen. Ook de bekende bonus in natura, zoals een weekendje weg voor het hele team, komt uit de vrije ruimte.
Rekenvoorbeeld: een bedrijf met 8 medewerkers
Neem een installatiebedrijf met acht medewerkers en een loonsom van €400.000. De eigenaar wil in december 2026 het volgende doen:
- Kerstpakketten van €90 per persoon: 8 x €90 = €720
- Een personeelsfeest in een restaurant, inclusief partners: €2.400
- Een cadeaubon van €200 per medewerker als jaarbonus: 8 x €200 = €1.600
- Een nieuwe e-bike voor de projectleider die veel naar klanten fietst: €2.800
Opgeteld is dat €7.520. Dat past ruim binnen de €8.000, dus alles kan belastingvrij. Er blijft nog €480 over voor kleinere attenties gedurende het jaar, zoals een bloemetje bij een jubileum of een taart bij een verjaardag. Let wel: attenties tot €25 bij persoonlijke gelegenheden vallen onder de kleinegeschenkenregeling en tellen sowieso niet mee.
Wat gebeurt er als je eroverheen gaat
Stel dat dezelfde ondernemer besluit om in plaats van één e-bike drie e-bikes van €2.800 te geven. Dan komt het totaal op €13.120. Het meerdere boven €8.000 is €5.120, en daarover betaal je 80% eindheffing: €4.096. De drie fietsen kosten je dan in werkelijkheid geen €8.400, maar €12.496. Dat is het moment waarop je beter kunt kijken naar een cafetariaregeling, waarbij de medewerker brutoloon inruilt voor de fiets. Dan komt de fiets niet uit de vrije ruimte, maar betaalt de werknemer 7% bijtelling over de cataloguswaarde.
Handige vergelijking: bruto uitbetalen of via de WKR
Waarom zou je überhaupt de vrije ruimte gebruiken in plaats van gewoon een bonus op de loonstrook te zetten? Het antwoord zit in de rekensom. Wil je dat een medewerker netto €200 overhoudt aan een bonus, dan moet je bij een gemiddeld tarief van 37,48% ongeveer €320 bruto uitbetalen, plus werkgeverslasten van grofweg 20%, wat neerkomt op bijna €385 aan kosten. Via de vrije ruimte kost een cadeaubon van €200 je precies €200. Het verschil is bijna de helft.
Voor een bedrijf met acht medewerkers en €8.000 vrije ruimte betekent dat een besparing van ruwweg €7.000 per jaar ten opzichte van bruto uitkeren, als je de hele ruimte benut. Vandaar dat het slim is om in september of oktober al te kijken hoeveel je nog over hebt, in plaats van in december te ontdekken dat de ruimte al vol zat.
Zo houd je de ruimte in de gaten
De vrije ruimte geldt per kalenderjaar en je mag niets overhevelen naar het volgende jaar. Wat je in 2026 niet gebruikt, ben je kwijt. De afrekening loopt via de loonaangifte over het tweede tijdvak van 2027, dus je hebt tot dan de tijd om te bepalen wat je in de vrije ruimte aanwijst. In de praktijk werkt het het beste om de vergoedingen en verstrekkingen gedurende het jaar in de administratie te labelen als 'WKR', zodat je salarisadministrateur eind december een optelsom kan maken.
Zit je met een loonsom die rond de €400.000 schommelt, houd dan rekening met een marge. Groeit de loonsom door een nieuwe medewerker naar €440.000, dan komt er €472 bij aan vrije ruimte. Krimpt hij door vertrek naar €360.000, dan verlies je €800 aan ruimte en kan een al ingekocht kerstpakket ineens net over de grens vallen.
Praktische tips voor het najaar van 2026
Vraag je administrateur in oktober om een tussenstand van de loonsom en de al benutte vrije ruimte. Bepaal daarna pas het budget voor kerstpakketten en het eindejaarsfeest. Kies bij een krappe ruimte eerst voor zaken die medewerkers het meest waarderen, zoals de cadeaubon of het feest, en schuif grotere verstrekkingen zoals een fiets naar een cafetariaregeling. En vergeet niet dat een personeelsfeest op de eigen werkplek, bijvoorbeeld een borrel in de kantine, een nihilwaardering heeft en dus buiten de €8.000 valt. Alleen al die keuze kan een paar duizend euro aan ruimte schelen.
Wat dit betekent voor jouw bedrijf
Met een loonsom van €400.000 heb je in 2026 dus €8.000 om belastingvrij iets extra's te doen voor je personeel. Dat is genoeg voor een fatsoenlijk kerstpakket, een feest en een cadeaubon per medewerker bij een team van acht tot tien mensen. Grotere verstrekkingen vragen om planning of een cafetariaregeling. Wie het nu inplant, benut de ruimte volledig en voorkomt de 80% eindheffing die de leuke gebaren van december anders een stuk minder leuk maakt.
