Werkt een medewerker in 2026 drie dagen per week thuis, dan mag je als werkgever €2,45 per thuiswerkdag belastingvrij vergoeden. Bij drie dagen per week komt dat neer op ongeveer €32 per maand, of afgerond €345 per jaar per medewerker. Dat bedrag valt onder een gerichte vrijstelling en gaat dus niet ten koste van je vrije ruimte in de werkkostenregeling. Wil je meer geven, dan kan dat, maar het meerdere is loon of moet uit de vrije ruimte komen. Hieronder rekenen we het precies uit en laten we zien hoe je de vergoeding slim combineert met de reiskostenvergoeding.
Waar komt het bedrag van €2,45 vandaan?
De belastingvrije thuiswerkvergoeding bestaat sinds 2022 en is gebaseerd op een berekening van het Nibud van de extra kosten die iemand thuis maakt op een werkdag: koffie en thee, verwarming, elektriciteit, water en toiletpapier. In 2022 begon de vrijstelling op €2,00 per dag. Het bedrag wordt elk jaar geïndexeerd: €2,15 in 2023, €2,35 in 2024, €2,40 in 2025 en €2,45 in 2026. Kleine stappen, maar over meerdere jaren en meerdere medewerkers loopt het op.
Belangrijk om te weten: de vergoeding is bedoeld voor de dagen waarop iemand daadwerkelijk thuis werkt, ook als dat maar een deel van de dag is. Werkt een medewerker in de ochtend thuis en gaat hij in de middag naar kantoor, dan mag je voor die dag óf de thuiswerkvergoeding óf de reiskostenvergoeding geven, niet allebei.
De rekensom bij 3 thuiswerkdagen per week
Een jaar telt 52 weken. Trek daar het gemiddelde aantal weken vakantie, feestdagen en ziekte van af en je komt op ongeveer 47 werkweken. Bij drie thuiswerkdagen per week werkt een medewerker dus ongeveer 141 dagen per jaar thuis.
141 dagen × €2,45 = €345,45 per jaar, ofwel afgerond €28,79 per maand als je het over twaalf maanden verdeelt. Veel werkgevers rekenen echter met de vaste vergoedingsmethode van de Belastingdienst, die op een iets ander bedrag uitkomt. Daarover hieronder meer.
Rekenvoorbeeld voor een team van tien
Stel, je hebt tien medewerkers die allemaal drie dagen thuiswerken. De belastingvrije thuiswerkvergoeding kost je dan €3.454 per jaar. Zou je datzelfde bedrag als brutoloon uitkeren, dan kost het je met werkgeverslasten erbij ongeveer €4.500 tot €4.800, en houdt de medewerker er na loonheffing maar iets meer dan de helft van over. De gerichte vrijstelling is dus voor beide kanten voordeliger.
Vaste vergoeding of declareren per dag?
Je hebt twee manieren om de vergoeding uit te keren.
De eerste is per gewerkte dag declareren. De medewerker houdt bij op welke dagen hij thuis werkt, en je betaalt aan het einde van de maand het aantal dagen maal €2,45. Dit is het meest precies, maar geeft administratieve rompslomp, zeker in grotere teams.
De tweede is een vaste maandelijkse vergoeding. De Belastingdienst staat dit toe met de zogenoemde 128-dagenregeling. Werkt een medewerker op jaarbasis minimaal 128 dagen thuis, dan mag je rekenen alsof hij 214 dagen thuiswerkt. Bij drie dagen per week werkt die regel naar rato: je mag dan uitgaan van 3/5 × 214 = 128,4, afgerond 128 dagen per jaar. De vaste vergoeding wordt dan 128 × €2,45 = €313,60 per jaar, of €26,13 per maand. Dat is iets lager dan de exacte rekensom hierboven, maar je hoeft geen dagen bij te houden en de vergoeding loopt gewoon door bij vakantie of een korte ziekmelding.
Let wel op de spiegelbeeldvoorwaarde: om de 128-dagenregeling te mogen toepassen, moet de medewerker ook echt minimaal 3/5 van 128 = 77 dagen per jaar daadwerkelijk thuiswerken. Blijkt achteraf dat hij structureel toch vaker op kantoor was, dan moet je de vergoeding herzien.
Combinatie met de reiskostenvergoeding
Bij drie thuiswerkdagen zijn er nog twee kantoordagen over. Voor die dagen mag je de belastingvrije reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer geven. Ook hier mag je een vaste vergoeding berekenen naar rato: 2/5 × 214 = 85,6 dagen, afgerond 86 dagen per jaar.
Een rekenvoorbeeld: een medewerker woont 20 kilometer van kantoor en reist dus 40 kilometer heen en terug. 86 dagen × 40 km × €0,23 = €791,20 per jaar aan reiskosten, plus €313,60 aan thuiswerkvergoeding. Samen dus €1.104,80 per jaar, ofwel €92,07 per maand, volledig belastingvrij en buiten de vrije ruimte om.
Verandert het aantal thuiswerkdagen, bijvoorbeeld omdat een medewerker vanaf oktober 2026 vier dagen thuis gaat werken, dan pas je beide vaste vergoedingen aan vanaf de eerstvolgende maand. Werk je met een vaste afspraak, leg die dan schriftelijk vast in een addendum bij de arbeidsovereenkomst of in het thuiswerkbeleid.
Wat als je meer wilt geven dan €2,45?
Sommige werkgevers vinden €2,45 te laag, zeker gezien de gestegen energieprijzen van de afgelopen jaren. Je mag meer geven, maar het bedrag boven de vrijstelling is dan belast loon, tenzij je het aanwijst als eindheffingsloon en ten laste brengt van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Die vrije ruimte is in 2026 2 procent over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom en 1,18 procent daarboven.
Een voorbeeld: je geeft €4,00 per thuiswerkdag. De eerste €2,45 is gericht vrijgesteld, de resterende €1,55 per dag komt uit de vrije ruimte. Bij 128 dagen is dat €198,40 per medewerker per jaar. Voor tien medewerkers dus €1.984 aan vrije ruimte. Bij een loonsom van €500.000 heb je €9.180 aan vrije ruimte, dus dat past prima, mits je die ruimte niet al gebruikt voor kerstpakketten, een bedrijfsuitje of een fietsregeling.
Thuiswerkplek apart vergoeden
Los van de dagvergoeding mag je een goede thuiswerkplek belastingvrij faciliteren. Een bureaustoel, een in hoogte verstelbaar bureau, een extra beeldscherm en een goede bureaulamp vallen onder de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen, zolang ze voldoen aan de Arbo-normen en de medewerker er geen eigen bijdrage voor betaalt. Ook een laptop, telefoon en internetverbinding zijn vrijgesteld als ze noodzakelijk zijn voor het werk. Deze zaken staan helemaal los van de €2,45 per dag en tellen niet mee in de rekensom.
Veelgemaakte fouten
De fout die we het vaakst zien, is dat werkgevers op dezelfde dag zowel reiskosten als thuiswerkvergoeding uitkeren. Dat is niet toegestaan en levert bij een controle een naheffing op. Een tweede valkuil is het niet aanpassen van de vaste vergoeding als het werkpatroon verandert. Een derde is dat de vergoeding niet in de loonadministratie wordt vastgelegd als gerichte vrijstelling, waardoor die alsnog in de vrije ruimte belandt.
Zorg dus dat je salarisadministratie de thuiswerkvergoeding als aparte looncomponent boekt met de juiste code, dat je per medewerker een schriftelijke afspraak hebt over het aantal thuiswerkdagen, en dat je minimaal eens per jaar toetst of het werkelijke patroon nog klopt met de afspraak.
De rekensom onder de streep
Bij drie thuiswerkdagen per week kom je in 2026 uit op €313,60 per jaar per medewerker via de vaste vergoedingsmethode, of €345 als je de werkelijke dagen declareert. Tel daar de reiskostenvergoeding voor de twee kantoordagen bij op en je geeft een medewerker die 20 kilometer van kantoor woont ruim €1.100 per jaar belastingvrij mee. Voor een relatief klein bedrag laat je zien dat je thuiswerken serieus neemt, zonder dat je vrije ruimte eronder lijdt.
