Blijft een factuur onbetaald, stuur dan eerst een betalingsherinnering en daarna een formele aanmaning met een duidelijke termijn. Betaalt je klant daarna nog steeds niet, dan geef je de vordering uit handen aan een professionele partij. Hoe eerder je die stap zet, hoe groter de kans dat je je geld daadwerkelijk ziet.
Waarom wachten je geld kost
Een vordering wordt lastiger te innen naarmate hij ouder wordt. Debiteuren die lang niet betalen, hebben vaak meer schuldeisers. Wacht je te lang, dan sta je achteraan in de rij als het geld op is. In het ergste geval gaat je klant failliet en vis je helemaal achter het net.
Daar komt bij dat een openstaande factuur direct aan je eigen cashflow vreet. Als kleine ondernemer moet je je eigen rekeningen ook gewoon betalen. Snel en consequent handelen is daarom geen kwestie van hard spelen, maar van gezond ondernemen.
Eerst zelf aanmanen
Begin vriendelijk. Een betalingsherinnering per e-mail of een telefoontje lost een groot deel van de gevallen al op, omdat veel wanbetaling simpelweg vergeetachtigheid is. Reageert je klant niet, stuur dan een schriftelijke aanmaning waarin je een concrete betaaltermijn noemt en aankondigt wat er gebeurt als die verstrijkt.
Lever je aan consumenten, houd er dan rekening mee dat je wettelijk verplicht bent eerst een kosteloze aanmaning te sturen met een termijn van veertien dagen, voordat je incassokosten in rekening mag brengen. Bij zakelijke klanten geldt die verplichting niet, maar een nette aanmaning blijft ook daar de logische eerste stap.
Uit handen geven aan een incassobureau of incassoadvocaat
Betaalt je klant na de aanmaning nog steeds niet, dan is het verstandig de vordering uit handen te geven. Veel ondernemers denken dan als eerste aan een incassobureau. Dat kan prima werken bij debiteuren die wel kunnen betalen, maar een duwtje nodig hebben.
Er is alleen een belangrijk verschil tussen een incassobureau en een incassoadvocaat. Een incassobureau mag brieven sturen en bellen, maar heeft geen wettelijke bevoegdheden om door te pakken. Een advocaat heeft die wel. Zo mag een incassoadvocaat onder meer:
- een gerechtelijke procedure starten bij de rechtbank;
- beslag leggen op bijvoorbeeld de bankrekening van je debiteur;
- het faillissement van de debiteur aanvragen.
- Dat verschil merkt je debiteur ook. Een brief van een advocatenkantoor maakt duidelijk dat het menens is, omdat de volgende stap geen loze dreiging is maar een reële juridische maatregel.
Hoe een incassoadvocaat te werk gaat
Bij een gespecialiseerd kantoor zoals e-Legal incasso advocaten dien je online een incasso in, waarna een advocaat de vordering oppakt en je debiteur sommeert te betalen. Daarbij is e-Legal nadrukkelijk een advocatenkantoor en geen incassobureau. Het kantoor werkt op basis van no cure no pay. Levert de incasso niets op, dan betaal je dus geen incassokosten. Dat maakt de drempel laag, ook als het om één factuur gaat.
Blijft betaling uit, dan bespreekt de advocaat met je welke vervolgstap zinvol is. Soms is dat een procedure bij de rechter, soms is beslaglegging of een faillissementsaanvraag effectiever. Welke route past, hangt af van het bedrag en van de financiële situatie van je debiteur.
Zo pak je het vandaag aan
Loop je openstaande facturen na en stuur vandaag nog een herinnering voor alles wat over de termijn heen is. Plan bij elke vordering direct de volgende stap in, zodat je niet weken laat verlopen tussen herinnering en aanmaning. En staat er na je aanmaning nog steeds niets op je rekening, geef de vordering dan uit handen. Hoe strakker je dit proces inricht, hoe minder facturen er blijven liggen en hoe gezonder je cashflow blijft.
