Vaste prijs of nacalculatie: wat is voor een zzp'er slimmer bij een klus van 80 uur

Voor een klus van ongeveer 80 uur is een vaste prijs slimmer voor je als je het werk goed kunt inschatten en de klant duidelijke wensen heeft. Nacalculatie past beter wanneer de omvang onzeker is of de klant tijdens het project nog van mening kan veranderen. In de praktijk kiezen veel zzp'ers voor een vaste prijs met een ruime opslag of een hybride vorm, zodat ze zelf geen onverwacht verlies draaien en de klant toch weet waar hij aan toe is.

Wat is het verschil tussen vaste prijs en nacalculatie?

Bij een vaste prijs spreek je vooraf een bedrag af voor een omschreven resultaat. Kost de klus je meer uren dan gedacht, dan betaal jij dat uit je eigen zak. Kost hij minder, dan houd je het verschil. Bij nacalculatie factureer je de uren die je daadwerkelijk hebt gemaakt tegen een afgesproken uurtarief. Het risico op overschrijding ligt dan bij de klant, die vooraf alleen een schatting heeft gekregen.

Beide manieren zijn gangbaar en beide hebben voor- en nadelen voor jou en voor je opdrachtgever. Het gaat er niet om welke manier de beste is, maar welke het beste past bij de klus, de klant en jouw eigen kijk op risico.

De rekensom bij een klus van 80 uur

Stel, je schat een opdracht in op 80 uur en je rekent €75 per uur exclusief btw. Dan kom je uit op €6.000. Bij een vaste prijs doe je er verstandig aan een opslag voor onvoorziene zaken te rekenen. Neem je 10 procent opslag, dan wordt de vaste prijs €6.600. Wat gebeurt er met je werkelijke uurtarief als de klus uiteindelijk meer of minder uren kost?

Zie je het patroon? Bij een vaste prijs verdien je meer per uur als je efficiënt werkt of de klus meevalt. Loopt hij uit, dan zakt je effectieve uurtarief snel. Bij 120 uur verdien je nog maar €55 per uur, ruim een kwart minder dan je eigenlijk wilde. Bij nacalculatie blijft je tarief gelijk, maar de klant weet pas achteraf wat hij kwijt is.

Wanneer kies je een vaste prijs?

Een vaste prijs werkt goed in deze situaties:

• Je hebt dit soort werk al vaker gedaan en je weet uit ervaring hoeveel uren het kost.
• De klant kan precies omschrijven wat hij wil en wat er niet bij hoort.
• Er zijn weinig afhankelijkheden van derden, zoals aanleveringen of goedkeuringen die vertraging kunnen veroorzaken.
• De klant wil een vast bedrag voor zijn begroting en is bereid daar iets extra's voor te betalen.

Het grote voordeel is dat het gesprek over geld klein blijft. De klant weet vooraf wat hij betaalt en jij hoeft geen urenstaten te verantwoorden. Bovendien beloont het je voor snel werken, in plaats van dat je beloond wordt voor langzaam werken.

Wanneer is nacalculatie beter?

Nacalculatie past bij werk waarvan het resultaat niet vooraf vaststaat. Denk aan onderzoek, advies, een eerste verkenning of een project waarbij de klant tijdens het werk nieuwe ideeën krijgt. Ook bij een nieuwe klant waarvan je de werkwijze niet kent is het verstandig om geen vast bedrag toe te zeggen, want je weet niet hoe snel antwoorden komen of hoeveel feedbackrondes er volgen.

Het nadeel is dat de klant een open eindje ziet. Veel opdrachtgevers vinden dat lastig en vragen om een maximum. Dat kan, maar wees dan duidelijk over wat er gebeurt als je dat maximum nadert. Een goede afspraak is dat je bij 80 procent van het budget een melding geeft en samen bepaalt of je doorgaat, bijstuurt of stopt.

De hybride vormen die veel zzp'ers gebruiken

Tussen de twee uitersten zitten werkbare tussenvormen. Je kunt een richtprijs afspreken met een plafond, bijvoorbeeld 80 uur geschat en maximaal €7.000 factureren, ook als je meer tijd kwijt bent. Je kunt het werk in fases opdelen en per fase een vaste prijs afspreken, zodat een uitloop in fase twee de afspraken over fase één niet bedreigt. Of je spreekt een vaste prijs af met een duidelijke lijst met wat erbij hoort en een uurtarief voor meerwerk.

Dat laatste is vaak het slimst. Stel dat je een vaste prijs van €6.600 afspreekt voor het beschreven werk, inclusief twee feedbackrondes. Wil de klant een derde ronde of een extra onderdeel, dan factureer je dat als meerwerk tegen €75 per uur. Zo houd je de klus beheersbaar zonder dat de klant het gevoel heeft dat hij een blanco cheque tekent.

Wat leg je vast in je offerte?

Voor beide varianten geldt dat je afspraken op papier moeten staan. Leg in elk geval vast:

• wat er precies wordt opgeleverd en wat daar niet onder valt;
• het aantal feedbackrondes dat is inbegrepen;
• de wijze waarop meerwerk wordt vastgesteld en afgestemd;
• de betalingstermijn en eventueel een voorschot, bijvoorbeeld 30 procent bij start;
• wat er gebeurt als de klant later aanlevert dan afgesproken.

Een duidelijke offerte voorkomt discussie achteraf. Veel ruzies tussen zzp'ers en opdrachtgevers gaan niet over het bedrag zelf, maar over wat er in dat bedrag zat.

Hoe schat je beter in?

Wie vaak een vaste prijs hanteert, doet er goed aan zijn uren bij te houden, ook bij projecten die hij nacalculeert. Na tien klussen heb je een eigen database met werkelijke uren per type opdracht. Daaruit kun je een gemiddelde afleiden en zien hoe vaak je er naast zit. Zit je gemiddeld 15 procent boven je schatting, dan weet je dat je opslag minstens 15 procent moet zijn. Werk bovendien met een eigen checklist: zijn alle stakeholders bekend, is de input compleet, hoeveel rondes zijn er nodig?

Welke keuze past bij jouw klus?

Heb je een duidelijk afgebakende klus van 80 uur, een klant die weet wat hij wil en ervaring met vergelijkbaar werk, kies dan een vaste prijs met een opslag van ongeveer 10 procent en een regeling voor meerwerk. Is de omvang onzeker of is de klant nieuw, ga dan voor nacalculatie met een richtprijs en een duidelijk maximum. Zit je daartussenin, dan is een fasering de meest eerlijke oplossing: de eerste fase op uurbasis om te verkennen, de volgende fases op vaste prijs. Zo dek je je eigen risico af en houd je de klant tevreden.