Als je als zzp'er €48.000 winst wilt overhouden en je kunt 1.200 uur per jaar declareren, dan moet je kostprijs per uur ongeveer €56,33 zijn, exclusief btw. Dat bedrag is het minimum waarmee je precies uitkomt. Wie daar niets bovenop zet, werkt gratis aan elke tegenvaller. Hieronder reken ik het stap voor stap uit, zodat je de som met je eigen cijfers kunt overdoen.
Waarom 1.200 declarabele uren en niet 2.080?
De grootste fout bij het bepalen van een uurtarief is dat mensen uitgaan van een volledig kalenderjaar. Een jaar met 52 weken van 40 uur telt 2.080 uur, maar zoveel kun je nooit factureren. Een realistisch rekenvoorbeeld:
- 52 weken maal 40 uur: 2.080 uur
- 5 weken vakantie: min 200 uur
- 8 feestdagen die op werkdagen vallen: min 64 uur
- 5 ziektedagen of rustdagen: min 40 uur
Dan blijven er 1.776 uur over. Daarvan besteed je een groot deel aan zaken die je niet kunt doorberekenen: acquisitie, offertes, boekhouding, mailen, opleiding en wachten op een opdrachtgever. Gaat ongeveer 32 procent daarheen, dan houd je zo'n 1.200 declarabele uren over. Dat is geen pessimistische schatting, maar een gangbaar aantal voor een zelfstandige met een volle agenda.
Heb je net een eigen bedrijf, ga dan eerder uit van 800 tot 1.000 declarabele uren, omdat het opbouwen van een klantenkring meer tijd kost dan je denkt. Zit je al jaren in hetzelfde vak met vaste opdrachtgevers, dan kan 1.400 uur haalbaar zijn. Het gaat erom dat je een getal kiest dat je eerlijk kunt onderbouwen met je agenda van vorig jaar, en niet met de wens van dit jaar.
Stap 1: bepaal je gewenste winst
Begin met wat je privé nodig hebt. Reken op winst vóór inkomstenbelasting, want dat is het bedrag waarover je belasting betaalt. In dit voorbeeld kiezen we €48.000. Bepaal dit aan de hand van je vaste lasten, je spaardoel en wat je vergelijkbaar in loondienst zou verdienen.
Stap 2: tel je bedrijfskosten op
Schrijf alle zakelijke uitgaven op die je per jaar verwacht, exclusief btw. Voor dit voorbeeld gebruiken we:
| Kostenpost | Per jaar |
|---|---|
| Laptop, software en abonnementen | €2.400 |
| Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering | €600 |
| Boekhouder of administratiepakket | €1.500 |
| Telefoon en internet (zakelijk deel) | €900 |
| Kantoor of flexplek | €2.400 |
| Opleiding en vakliteratuur | €1.200 |
| Marketing en website | €1.000 |
| Totaal bedrijfskosten | €10.000 |
Stap 3: voeg je eigen sociale voorzieningen toe
In loondienst regelt je werkgever pensioen en arbeidsongeschiktheid. Als zzp'er betaal je die zelf. Ga uit van €3.600 per jaar voor een arbeidsongeschiktheidsverzekering (€300 per maand) en €6.000 voor pensioenopbouw. Samen is dat €9.600. Het is slim om dit afzonderlijk te benoemen, omdat het voor je gevoel privé lijkt maar feitelijk een zakelijke lastenpost is die je moet verdienen.
Stap 4: deel door je declarabele uren
Tel alles op: €48.000 gewenste winst, €10.000 bedrijfskosten en €9.600 aan voorzieningen geeft een benodigde omzet van €67.600. Deel dat door 1.200 uur en je komt uit op €56,33 per uur, exclusief btw. Met 21 procent btw staat er op de factuur €68,16 per uur.
Wat gebeurt er als je uren tegenvallen?
De uitkomst is gevoelig voor het aantal declarabele uren. Vergelijk drie scenario's bij dezelfde kosten en hetzelfde winstdoel:
| Declarabele uren | Kostprijs per uur (excl. btw) |
|---|---|
| 1.000 | €67,60 |
| 1.200 | €56,33 |
| 1.400 | €48,29 |
Het verschil tussen 1.000 en 1.400 uur is €19,31 per uur. Dat laat zien waarom een rustige zomer of een mislukte acquisitieperiode direct doorwerkt in je resultaat. Reken je een tarief van €48,29 (de uitkomst bij 1.400 uur) maar haal je in werkelijkheid 1.000 uur, dan factureer je €48.290 terwijl je €67.600 nodig had. Je komt dus €19.310 tekort, en omdat de kosten en voorzieningen gewoon doorlopen, gaat dat volledig af van je winst.
Van kostprijs naar verkoopprijs
De €56,33 is je break-even tarief. Je hebt daarmee nog geen buffer voor onbetaalde facturen, een rustige maand of een investering. Zet daarom minstens 5 tot 10 procent bovenop. Bij 5 procent kom je op ongeveer €59,15 per uur, bij 10 procent op €61,96. Rond dat naar boven af naar een tarief dat commercieel logisch is, bijvoorbeeld €60 of €65 per uur, en kijk of de markt dat accepteert.
Bij €60 per uur en 1.200 uur kom je uit op €72.000 omzet, dus €4.400 meer dan het minimum van €67.600. Bij €65 per uur is dat €78.000. Wie verwacht dat klanten laat betalen, gebruikt liever de hogere variant.
Zo vertaal je het uurtarief naar een projectprijs
Veel opdrachtgevers willen een vaste prijs in plaats van een uurtarief. Schat dan eerst het aantal uren eerlijk in, tel daar 15 tot 20 procent bij op voor overleg, terugkoppeling en onverwachte wijzigingen, en vermenigvuldig het resultaat met je tarief. Een klus waarvoor je 40 uur nodig denkt te hebben, reken je dus als 46 tot 48 uur. Bij €60 per uur kom je dan op €2.760 tot €2.880 exclusief btw. Zet de aannames in de offerte, zodat het duidelijk is wat er wel en niet onder de prijs valt.
Veelgemaakte fouten bij het berekenen van je kostprijs
- Je privé-uitgaven en je winst door elkaar halen, waardoor je belasting en voorzieningen vergeet.
- Rekenen met een volle agenda, terwijl acquisitie en administratie 30 procent of meer van je tijd opeisen.
- Geen rekening houden met vervanging van je laptop of andere apparatuur, die je elke paar jaar opnieuw moet kopen.
- Vergeten dat klanten soms te laat betalen en jij de kosten voorfinanciert.
- Het tarief nooit aanpassen, terwijl je ervaring en je kosten wel stijgen.
Wat betekent dit voor je volgende offerte
Pak dus een leeg blad, vul je gewenste winst, je kosten en je voorzieningen in en deel door een reëel aantal uren. Zet het resultaat naast het tarief dat je nu hanteert. Zit je eronder, dan werk je op dit moment deels voor niets en is het tijd om je prijs te verhogen of je kosten te verlagen. Zit je erboven, dan heb je ruimte voor een buffer, een investering of een rustiger jaar.
Controleer je kostprijs minstens een keer per jaar
Je kosten veranderen, je uren ook, en je doelen verschuiven. Pak elk jaar in december of januari dit rekenblad erbij en vul de werkelijke cijfers in: hoeveel uur declareerde je, wat kostte je bedrijf en wat bleef er over? Dan zie je meteen of je tarief nog klopt of dat het tijd is voor een verhoging. Een tariefsverhoging van €5 per uur klinkt klein, maar levert bij 1.200 uur €6.000 per jaar op.
Houd er ten slotte rekening mee dat dit een rekenmodel is en geen fiscaal advies. Voor je winst, aftrekposten en belasting kun je het beste terecht bij je boekhouder of belastingadviseur.
