Een betalingsregeling voor een factuur van €5.000 stel je het best schriftelijk op, met een vast aantal termijnen, een duidelijke einddatum en een afspraak over wat er gebeurt als een termijn wordt gemist. Een gangbare opzet is vijf maandelijkse termijnen van €1.000, waarbij je de eerste betaling binnen veertien dagen laat plaatsvinden. Zo beperk je het risico dat de klant helemaal stopt met betalen, terwijl je toch je geld stap voor stap binnenhaalt.
Eerst: is een regeling echt de beste route?
Voordat je een regeling aanbiedt, loont het om even te kijken naar de situatie van de klant. Een klant die uit slordigheid te laat is, heeft geen regeling nodig maar een duidelijke herinnering. Een klant die door tijdelijke krapte niet in één keer €5.000 kan voldoen, is wel gebaat bij een regeling. En een klant die niet meer reageert, of die het bedrag betwist, vraagt weer om een andere aanpak.
Stel jezelf daarom drie vragen. Erkent de klant de schuld? Heeft de klant aantoonbaar de middelen om in termijnen te betalen? En is het contact goed genoeg om afspraken te maken en na te komen? Zijn alle drie de antwoorden ja, dan is een regeling meestal sneller en goedkoper dan een incassotraject.
De wettelijke kaders die je moet kennen
Tussen bedrijven geldt als hoofdregel een betaaltermijn van 30 dagen, tenzij je iets anders hebt afgesproken. Na het verstrijken van die termijn mag je wettelijke rente rekenen, en bij zakelijke klanten gaat het om de wettelijke handelsrente, die per halfjaar wordt vastgesteld. Wil je buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen, dan moet je eerst een aanmaning sturen waarin de klant minimaal veertien dagen krijgt om alsnog te betalen.
Die incassokosten zijn wettelijk begrensd. Voor een schuld van €5.000 ziet de rekensom er zo uit:
- 15% over de eerste €2.500 = €375
- 10% over de volgende €2.500 = €250
- Totaal maximale incassokosten: €625 (exclusief btw waar van toepassing)
Het is verstandig om in je regeling vast te leggen of je die kosten wel of niet doorberekent. Veel ondernemers laten ze vervallen als de klant zich aan de regeling houdt. Dat is een mooi lokmiddel om de afspraak serieus te laten nemen.
Wat zet je in de betalingsregeling?
Een goede regeling is kort, concreet en bevat geen ruimte voor discussie achteraf. Neem in elk geval de volgende punten op:
- De naam van beide partijen en het factuurnummer waar de regeling over gaat
- Het openstaande bedrag, in dit voorbeeld €5.000
- Het aantal termijnen, het bedrag per termijn en de exacte vervaldata
- De manier van betalen, bijvoorbeeld overboeking of automatische incasso
- Wat er gebeurt bij een gemiste termijn
- Of er rente of incassokosten gelden en wanneer die vervallen
Laat de klant de regeling ondertekenen of per mail bevestigen met een duidelijke tekst als 'Ik ga akkoord met bovenstaande betalingsregeling'. Een mondelinge afspraak is juridisch ook geldig, maar je hebt er weinig aan als het misgaat.
Voorbeeld: vijf termijnen van €1.000
Stel, je hebt een factuur van €5.000 voor een website die een klant niet in één keer kan betalen. Je biedt aan om het bedrag in vijf termijnen te laten voldoen, de eerste op 1 november 2026 en daarna steeds op de eerste van de maand. Je spreekt af dat de rente en eventuele incassokosten vervallen zolang alle termijnen op tijd binnenkomen.
Daarnaast spreek je af dat het hele resterende bedrag direct opeisbaar wordt wanneer één termijn meer dan zeven dagen te laat is. Dit heet een vervalclausule en die zet de klant aan tot discipline. Zonder zo'n clausule moet je bij elke gemiste termijn opnieuw een aanmaning sturen, en dat kost tijd.
Welke termijn is realistisch?
Hoe langer de regeling loopt, hoe groter de kans dat er iets misgaat. Een looptijd van twee tot zes maanden is voor een bedrag als €5.000 doorgaans te overzien. Gaat het om meer dan een halfjaar, dan is de klant mogelijk structureel in de problemen en kun je beter nadenken over zekerheden, zoals een gedeeltelijke vooruitbetaling of een betaling via een derde partij.
Houd daarbij ook rekening met je eigen cashflow. Als je zelf €5.000 aan kosten hebt gemaakt, bijvoorbeeld voor inkoop of een freelancer, dan kan een regeling over zes maanden je eigen liquiditeit onder druk zetten. Reken vooraf door wat je kunt dragen.
Hoe ga je om met een gemiste termijn?
Ga niet meteen naar de incasso, maar neem binnen twee werkdagen contact op. Vaak is er een simpele verklaring, zoals een overboeking die nog onderweg is. Blijft de betaling uit, dan stuur je een korte herinnering met een nieuwe uiterste datum van zeven dagen. Komt er dan nog niets binnen, dan roep je de vervalclausule in en stuur je een formele aanmaning voor het resterende bedrag.
Leg elk contactmoment vast, met datum en inhoud. Mocht je later toch een incassobureau of een gerechtelijke procedure nodig hebben, dan is een nette administratie van je kant veel waard. Een rechter kijkt graag naar of je redelijk bent geweest en de klant genoeg kansen hebt gegeven.
Zo voorkom je dit de volgende keer
De beste betalingsregeling is er een die je niet nodig hebt. Werk bij grotere opdrachten met een voorschotfactuur van bijvoorbeeld 30% vooraf, en deel de rest op in mijlpalen. Bij een opdracht van €5.000 betekent dat €1.500 bij de start, €2.000 halverwege en €1.500 bij oplevering. Zo loopt je risico nooit hoger dan een deel van het totaal.
Zet je betaalvoorwaarden daarnaast duidelijk op elke offerte en factuur, inclusief de betaaltermijn en de gevolgen van te laat betalen. En kijk bij nieuwe klanten even naar hun betaalgedrag, bijvoorbeeld via het handelsregister of referenties van andere leveranciers. Een paar minuten onderzoek vooraf scheelt je soms maanden achter je geld aan zitten.
Wanneer schakel je toch een professional in?
Een regeling werkt alleen als de klant meewerkt. Reageert de klant niet op je mails en telefoontjes, betwist hij de factuur of is er sprake van een faillissement of surseance, dan loop je met een eigen regeling tegen een muur. Raadpleeg dan een incassobureau of een jurist, en doe dat op tijd. Bij een vordering van €5.000 betaalt een gespecialiseerde partij zich vaak terug, zeker als je werkt op basis van no cure no pay. Weeg wel af welk deel van het bedrag je daarmee kwijt bent, want de commissie gaat van je opbrengst af. Houd ook je verjaringstermijn in de gaten; vorderingen verjaren in beginsel na vijf jaar, maar een duidelijke aanmaning of schriftelijke erkenning kan die termijn onderbreken.
