Of je nu zzp’er bent, consultant of werknemer met veel afspraken op locatie: zakelijke overnachtingen en reisdagen zijn onderdeel van je werk. Maar hoe zit het fiscaal? Wanneer is de btw van een overnachting aftrekbaar, wat mag je boeken als je een zakelijke reisdag hebt, en welke regels gelden voor overnachten voor werk?
In dit artikel geven we praktische belastingtips per situatie, zodat je geen aftrekposten mist en alles goed verwerkt in je administratie of boekhouding.
Is de btw van een overnachting aftrekbaar?
Ja, de btw over een hotelovernachting is aftrekbaar, maar alleen als je overnacht in Nederland en de overnachting duidelijk zakelijk van aard is. Denk aan een meerdaags congres, klantenbezoek op afstand of een werkdag die anders onpraktisch wordt qua reistijd.
Let op:
Bewaar de factuur waarop de btw apart vermeld staat
Overnachtingen in het buitenland zijn meestal niet btw-aftrekbaar volgens de Nederlandse regels
Ontbijt of andere extra’s zijn alleen aftrekbaar als ze zakelijk noodzakelijk zijn
Voor ondernemers geldt: declareer het als zakelijke kosten en trek de btw af in je btw-aangifte. Voor werknemers: laat het vergoeden of declareren via de werkgever.
Wat valt onder zakelijke reisdagen boeken?
Een zakelijke reisdag is een dag waarop je reist om werk te kunnen uitvoeren op een andere locatie dan je vaste werkplek. Denk aan:
Bezoek aan klanten of leveranciers
Training, seminar of beurs
Tijd die je kwijt bent aan heen- en terugreis, ook als je geen overnachting hebt
Je mag alle redelijke kosten rondom die reisdag boeken als zakelijke kosten: openbaar vervoer, kilometervergoeding, tol, parkeerkosten, lunch onderweg (niet aftrekbaar voor de btw, wel als kosten) en eventuele overnachting.
Gebruik je een auto van de zaak, dan vallen brandstof, onderhoud en afschrijving onder het zakelijke gebruik. Rijd je in een privéauto, dan mag je een kilometervergoeding rekenen (maximaal 0,23 euro per kilometer in 2025).
Regels rondom overnachten voor werk
De Belastingdienst stelt dat overnachtingen alleen aftrekbaar zijn als ze strikt zakelijk zijn. Dat betekent:
De reis is noodzakelijk voor het werk
Er is geen sprake van privédoeleinden (zoals toerisme of ontspanning)
De kosten zijn zakelijk verantwoord en in verhouding tot de werkzaamheden
Reis je samen met collega’s of verblijf je langer dan nodig, dan kan een deel van de kosten als privé worden aangemerkt. Houd hier rekening mee bij het boeken.
Tot slot
Of je nu alleen een overnachting boekt of een hele week onderweg bent: het is belangrijk om te weten wat je mag aftrekken, declareren of vergoeden. Zorg voor duidelijke facturen, houd zakelijk en privé gescheiden, en raadpleeg je boekhouder bij twijfel. Zo maak je het meeste van je zakelijke kilometers – ook fiscaal.
