Wat is een UBO registratie precies
Een UBO registratie is de inschrijving van de uiteindelijk belanghebbende van een organisatie in het UBO-register van de Kamer van Koophandel. UBO staat voor ultimate beneficial owner. Dit zijn de natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn of de feitelijke zeggenschap hebben over een bedrijf, stichting of vereniging. Met deze registratie wil de overheid witwassen, fraude en terrorismefinanciering tegengaan.
Een persoon is meestal UBO als hij of zij meer dan een bepaald percentage aan aandelen, stemrechten of eigendomsbelang heeft in een organisatie. Lukt het niet om een duidelijke UBO aan te wijzen, dan worden vaak de hoger leidinggevenden als pseudo-UBO geregistreerd. Denk aan bestuurders of directieleden. Ook zij komen dan in het UBO-register te staan.
Welke organisaties een UBO registratie nodig hebben
Niet iedere organisatie hoeft een UBO registratie te doen. In de praktijk gaat het vooral om besloten vennootschappen, naamloze vennootschappen, personenvennootschappen zoals de vof, cv en maatschap, stichtingen, verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid en coöperaties. Eenmanszaken hoeven geen UBO op te geven, omdat de eigenaar al direct zichtbaar is in het Handelsregister. Het is belangrijk om te controleren of jouw rechtsvorm onder de registratieplicht valt, zodat je boetes en problemen met banken voorkomt.
Hoe je een UBO registratie doet bij de KVK
De registratie van UBO’s loopt in Nederland via de Kamer van Koophandel. Je doet dit digitaal met DigiD of eHerkenning. Bij een nieuwe inschrijving van een organisatie wordt de UBO registratie vaak direct meegenomen. Bij bestaande organisaties moet je zelf controleren of de UBO gegevens volledig en actueel zijn en zo nodig een wijziging doorgeven.
Welke gegevens je moet aanleveren
Voor een juiste UBO registratie heb je verschillende gegevens nodig. Allereerst de persoonsgegevens van de UBO, zoals naam, geboortedatum, nationaliteit en woonland. Daarnaast moet je aangeven op basis waarvan iemand UBO is, bijvoorbeeld aandelenbezit, stemrechten of feitelijke zeggenschap. Tot slot vraagt de Kamer van Koophandel om bewijsstukken, zoals een aandeelhoudersregister, statuten of een overeenkomst waaruit de eigendomsstructuur blijkt. Deze documenten upload je tijdens het digitale proces.
Controle, kosten en sancties
De Kamer van Koophandel controleert de aangeleverde gegevens en kan aanvullende informatie vragen als iets onduidelijk is. Voor het verwerken van een UBO registratie of wijziging kunnen kosten worden gerekend, afhankelijk van de rechtsvorm. Een onjuiste, incomplete of ontbrekende UBO registratie kan leiden tot boetes en andere handhavingsmaatregelen. Daarnaast kunnen banken of andere financiële dienstverleners diensten weigeren als de UBO informatie niet klopt of niet is bijgewerkt.
Waarom een goede UBO registratie belangrijk is
Een correcte UBO registratie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook belangrijk voor de continuïteit van jouw organisatie. Banken, notarissen, accountants en andere partijen zijn verplicht de UBO gegevens te controleren voordat zij diensten mogen verlenen. Door jouw UBO registratie op orde te houden voorkom je vertraging bij transacties, problemen bij financieringen en vragen van toezichthouders. Zorg daarom dat je wijzigingen in eigendom of zeggenschap snel doorgeeft aan de Kamer van Koophandel.
