Als ondernemer kan een werkdag voorbijvliegen zonder dat je het gevoel hebt echt veel te hebben gedaan. Je herkent het misschien wel: je agenda zit vol, de telefoon gaat regelmatig en tussen alle bedrijven door ben je bezig met de koers van je bedrijf te bepalen. Efficiënter werken kan dan helpen. Dat betekent niet dat iedere minuut productief moet zijn, maar vooral dat je bewuster omgaat met je tijd, energie en de taken die je zelf uitvoert.
Bepaal wat echt prioriteit heeft
Wanneer alles belangrijk lijkt, is het lastig om te bepalen waar je moet beginnen. Toch hoeft lang niet iedere taak direct door jou te worden uitgevoerd. Sommige werkzaamheden kunnen wachten, terwijl andere misschien beter bij een collega of externe partij passen. Bepaal daarom regelmatig welke taken echt jouw aandacht nodig hebben. Kijk vervolgens wat je kunt delegeren, automatiseren of op een later moment kunt doen. Dat geeft meer overzicht en voorkomt dat je voortdurend urgente kleine werkzaamheden oppakt in plaats van de focus te kunnen leggen op het grotere geheel.
Denk ook na over zakelijk vervoer
Ook onderweg kun je tijd besparen. Heb je meerdere afspraken op één dag? Dan kan het bijvoorbeeld handig zijn om deze zoveel mogelijk in dezelfde regio te plannen. Moet je naar een klant, vergadering, evenement of luchthaven? Dan kun je er ook voor kiezen om je met een taxi naar deze afspraken te laten rijden in plaats van dat je zelf rijdt. Met zakelijk vervoer kun je je laten rijden en de reistijd eventueel gebruiken om een afspraak voor te bereiden, e-mails te bekijken of even rustig te zitten. Zeker op dagen met meerdere afspraken kan dat prettig zijn. Voor geplande ritten kun je het vervoer vooraf regelen, maar voor last-minute afspraken kan juist snelle beschikbaarheid belangrijk zijn.
Automatiseer terugkerende werkzaamheden
Veel ondernemers zijn iedere week tijd kwijt aan dezelfde administratieve taken. Denk aan facturen versturen, afspraken plannen, gegevens invoeren of klanten opvolgen. Voor een deel van deze werkzaamheden zijn digitale hulpmiddelen beschikbaar. Begin daarbij niet direct met allerlei nieuwe software. Kijk eerst welke terugkerende taken veel tijd kosten of onnodig vaak handmatig worden uitgevoerd. Vervolgens kun je zoeken naar een oplossing die daarbij past. Automatisering is vooral nuttig wanneer het daadwerkelijk werk uit handen neemt en niet juist een extra systeem oplevert dat je moet bijhouden.
Houd rekening met je eigen energie
Efficiënt werken betekent ook dat je niet de hele dag op hetzelfde tempo hoeft door te gaan. De ene ondernemer kan zich 's ochtends beter concentreren, terwijl een ander juist later op de dag op zijn best is. Probeer werkzaamheden die veel concentratie vragen zoveel mogelijk te plannen op momenten waarop jij daar de meeste aandacht voor hebt. Vergaderingen, telefoongesprekken en kleinere taken kunnen vervolgens op andere momenten worden ingepland. Vergeet daarbij ook niet om ruimte tussen afspraken te houden. Het is fijn om iets van speling te hebben als een afspraak uitloopt.
