Wat is een creditnota precies
Een creditnota is een officiële correctiefactuur waarmee je een eerder verstuurde factuur (gedeeltelijk) ongedaan maakt. In plaats van dat de klant jou geld moet betalen, geef jij met een creditnota aan dat de klant minder hoeft te betalen of juist geld van jou terugkrijgt. Administratief gezien hoort een creditnota altijd gekoppeld te zijn aan een bestaande factuur, met hetzelfde factuurnummer als referentie.
Verschil tussen factuur en creditnota
Een gewone factuur zorgt voor omzet en een vordering op je klant. Een creditnota werkt precies andersom: je verlaagt je omzet en de openstaande vordering. Daardoor kloppen je boekhouding en je btw aangifte weer met de werkelijkheid. Voor de Belastingdienst moet een creditnota aan dezelfde eisen voldoen als een factuur, zoals jouw bedrijfsgegevens, die van de klant, datum, een uniek nummer en een duidelijke omschrijving.
Wanneer stuur je een creditnota als ondernemer
Je stuurt een creditnota zodra een eerdere factuur niet meer klopt. Hoe sneller je corrigeert, hoe duidelijker het is voor je klant en je boekhouder. Wachten tot een volgende factuur is bijna nooit een goed idee, omdat je dan het risico loopt dat je administratie en btw aangifte onjuist worden.
Veelvoorkomende situaties voor een creditnota
Een creditnota gebruik je bijvoorbeeld als je een verkeerd bedrag hebt gefactureerd, zoals een rekenfout, een verkeerd tarief of vergeten korting. Ook bij een onjuiste omschrijving van de diensten of verkeerde aantallen is een creditnota nodig als het financiële gevolg heeft. Verder komt een creditnota van pas bij retour gezonden producten, geannuleerde opdrachten na facturatie of als je besluit om uit coulance een deel van het bedrag kwijt te schelden.
Hoe stel je een correcte creditnota op
Een goede creditnota lijkt op een gewone factuur, maar maakt duidelijk dat het om een correctie gaat. Gebruik een eigen nummerreeks voor creditnota’s, zodat je administratie overzichtelijk blijft. Vermeld daarnaast altijd naar welke oorspronkelijke factuur de creditnota verwijst, bijvoorbeeld door het factuurnummer en de factuurdatum op te nemen in de omschrijving.
Belangrijke gegevens op een creditnota
Op een creditnota horen in ieder geval jouw bedrijfsnaam en adres, het btw nummer, de gegevens van de klant, de datum en een uniek creditnotanummer. Verder beschrijf je de gecorrigeerde producten of diensten, de bedragen exclusief en inclusief btw en de toegepaste btw tarieven. Zorg dat duidelijk zichtbaar is welk bedrag wordt gecrediteerd, zodat er geen twijfel ontstaat over wat de klant nog moet betalen of terugkrijgt. Zo blijft je administratie helder en voldoe je aan de wettelijke eisen.
